40 m²'lik bir mahalle kafesi düşünün. Ay boyunca kasadan 230.000,00 TL geçiyor, masalar akşamüstü doluyor, sahibi "fena gitmiyoruz" diyor. Ay sonunda kira, maaşlar, faturalar ve tedarikçi ödemeleri çıkınca hesapta 7.400,00 TL eksik kalıyor. Ciro yüksek görünüyor ama kafe aslında zarar ediyor.
Aşağıdaki örnek bu durumu adım adım hesaplıyor. Bakılması gereken rakam ciro değil, başabaş noktası: bütün giderlerin karşılandığı, ne kâr ne zarar edilen satış seviyesi. Bu seviyeyi bilmeyen işletmeci, iyi bir ayla kötü bir ayı ancak banka hesabına baktığında ayırt eder.
Önemli not: Yazıdaki tüm rakamlar örnek varsayımdır. Kira, maaş, malzeme oranı ve komisyonlar şehre, semte ve işletmeye göre çok değişir. Amaç size bir piyasa ortalaması vermek değil, kendi rakamlarınızı koyabileceğiniz bir hesap yöntemi göstermek. Tüm tutarlar KDV hariç düşünülmüştür. Kart ve platform komisyonları uygulamada çoğunlukla KDV dahil tutar üzerinden kesilir; sadelik için hesapları net tutar üzerinden yaptık, kendi hesabınızda bu farkı göz önünde bulundurun.
Önce giderleri doğru ayırın: sabit, değişken ve yarı değişken
Başabaş hesabının ilk adımı her gider kalemini doğru gruba koymaktır; yanlış ayrılmış tek bir kalem sonucu kaydırır.
Sabit gider, o ay kaç adisyon kestiğinizden bağımsız olarak ödediğiniz tutardır. Kira bunun en net örneğidir: Hiç müşteri gelmese de ödenir, kafe taşsa da aynı kalır.
Değişken gider, her satışla birlikte doğan maliyettir. Bir latte sattığınızda süt, kahve, bardak ve kart komisyonu harcanır; satmazsanız harcanmaz.
Yarı değişken gider ise ikisinin karışımıdır; sınıflandırma hataları çoğunlukla burada yapılır.
Personel neden çoğunlukla sabit sayılır?
Kitabi tanımda personel "işçilik maliyeti" olduğu için değişken gibi görünebilir. Ama küçük bir kafede durum farklıdır: Üç kişilik kadronuzun maaşı, o gün 20 adisyon da kesseniz 50 adisyon da kesseniz değişmez. Sakin bir salı günü baristayı çoğu zaman eve gönderemezsiniz; vardiya planı satıştan önce yapılır ve bordro ay sonunda aynı gelir.
Bu yüzden kadrolu personeli sabit gider olarak almak daha gerçekçidir. İstisnalar şunlardır:
- Yoğun günlere göre çağrılan yarı zamanlı çalışanlar (satışla birlikte artar, yarı değişken)
- Satışa bağlı prim veya ekstra mesai (değişken kısım)
- Paket servis için adet başı ödeme yapılan kurye (tam değişken)
Elektrik neden yarı değişkendir?
Buzdolapları, vitrin dolabı, aydınlatma ve klima siz satış yapsanız da yapmasanız da çalışır; bu kısım sabittir. Espresso makinesinin yoğun kullanımı, fırın, tost makinesi ve bulaşık makinesi ise satışla birlikte artar; bu kısım değişkendir.
İkisini ayırmak için basit bir yöntem var: Satışın belirgin şekilde farklı olduğu iki ayın faturasını karşılaştırmak. Örnek varsayım:
| Ay | Adisyon sayısı | Elektrik + doğalgaz faturası |
|---|---|---|
| 1. ay | 820 | 11.100,00 TL |
| 2. ay | 1.020 | 12.100,00 TL |
Adım adım:
- Fatura farkı: 12.100,00 − 11.100,00 = 1.000,00 TL
- Adisyon farkı: 1.020 − 820 = 200 adisyon
- Adisyon başına değişken enerji: 1.000,00 ÷ 200 = 5,00 TL
- Sabit kısım: 11.100,00 − (820 × 5,00) = 11.100,00 − 4.100,00 = 7.000,00 TL
- Kontrol: 7.000,00 + (1.020 × 5,00) = 7.000,00 + 5.100,00 = 12.100,00 TL (ikinci ayın faturasıyla aynı)
Böylece enerji giderinin 7.000,00 TL'lik kısmını sabit giderlere, adisyon başına 5,00 TL'lik kısmını değişken giderlere yazarsınız. Mevsim etkisi (kışın ısınma, yazın klima) bu yöntemi bozabilir; mümkünse aynı mevsimdeki iki ayı karşılaştırın.
Örnek senaryo: 40 m² mahalle kafesi
Şimdi bütün kalemleri bir araya getirelim. Kafe ayda 30 gün açık, 8 masa ve yaklaşık 24 oturma yeri var.
Aylık sabit giderler (örnek varsayım)
| Kalem | Tutar |
|---|---|
| Kira | 35.000,00 TL |
| Personel (3 kişi × 32.000,00 TL işveren maliyeti) | 96.000,00 TL |
| Elektrik/doğalgaz sabit kısmı | 7.000,00 TL |
| Su, internet, telefon | 2.500,00 TL |
| Adisyon/POS yazılımı | 1.500,00 TL |
| Muhasebe | 4.000,00 TL |
| Diğer (sigorta, bakım, temizlik malzemesi) | 4.000,00 TL |
| Toplam sabit gider | 150.000,00 TL |
Kontrol: 35.000 + 96.000 = 131.000; + 7.000 = 138.000; + 2.500 = 140.500; + 1.500 = 142.000; + 4.000 = 146.000; + 4.000 = 150.000,00 TL.
Adisyon başına değişken giderler (örnek varsayım)
Ortalama adisyon KDV hariç 250,00 TL olsun. Malzeme oranı (satılan ürünlerin hammadde maliyetinin satışa oranı) %32 kabul edelim.
| Kalem | Hesap | Tutar |
|---|---|---|
| Malzeme | 250,00 × %32 | 80,00 TL |
| Kart komisyonu | 250,00 × %2 | 5,00 TL |
| Ambalaj, peçete, sarf | sabit tutar | 5,00 TL |
| Enerjinin değişken kısmı | yukarıdaki hesaptan | 5,00 TL |
| Toplam değişken gider | 95,00 TL |
Katkı payı: her adisyonun sabit giderlere bıraktığı pay
Katkı payı, bir satıştan değişken giderler düştükten sonra kalan tutardır. Bu para önce sabit giderleri kapatmaya gider; sabit giderler bittikten sonra kalan kısım kârdır.
- Adisyon başına katkı payı: 250,00 − 95,00 = 155,00 TL
- Katkı payı oranı: 155,00 ÷ 250,00 = %62
Yani kasaya giren her 100,00 TL'nin 62,00 TL'si sabit giderleri karşılamaya gidiyor.
Aylık ve günlük başabaş noktası
Formül basittir:
Başabaş adisyon sayısı = Toplam sabit gider ÷ Adisyon başına katkı payı
- Aylık başabaş adisyon: 150.000,00 ÷ 155,00 = 967,74 → yukarı yuvarlayarak 968 adisyon
- Aylık başabaş ciro: 150.000,00 ÷ 0,62 = 241.935,48 TL (968 adisyonla yaklaşık 242.000,00 TL)
- Günlük başabaş adisyon: 967,74 ÷ 30 = 32,26 → günde 33 adisyon
- Günlük başabaş ciro: yaklaşık 33 × 250,00 = 8.250,00 TL
Yuvarlamayı her zaman yukarı yapın; 32,26 adisyon kesemezsiniz ve 32 adisyon başabaşın altında kalır.
Girişteki tabloya dönelim. 230.000,00 TL ciro, 250,00 TL ortalama adisyonla 920 adisyon demek (230.000,00 ÷ 250,00 = 920). Bu 920 adisyonun bıraktığı toplam katkı payı 920 × 155,00 = 142.600,00 TL. Sabit gider 150.000,00 TL olduğuna göre sonuç 142.600,00 − 150.000,00 = −7.400,00 TL. Kasadan ciddi para geçtiği hâlde kafe başabaşın 48 adisyon altında kalmış.
Kendi rakamlarınızla bu hesabı hızlıca yapmak için başabaş noktası hesaplayıcı aracını kullanabilirsiniz; sabit giderleri, ortalama adisyonu ve değişken maliyet oranını girdiğinizde aylık ve günlük hedefi gösterir.
Kâr hedefi eklemek
Başabaş sadece "zarar etmeme" çizgisidir. İşletmeci kendi emeğinin karşılığını ve yatırımın geri dönüşünü de görmek ister. Ayda 30.000,00 TL kâr hedefliyorsanız bu tutarı sabit gidere ekleyin:
- (150.000,00 + 30.000,00) ÷ 155,00 = 1.161,29 → 1.162 adisyon/ay
- 1.161,29 ÷ 30 = 38,71 → günde 39 adisyon
Başabaşa göre günde yaklaşık 6 adisyon daha fazla. "Daha çok satmalıyız" yerine "günde 39 adisyon" demek, vardiya planı ve günlük takip için ölçülebilir bir hedef verir.
Kapasite gerçekçi mi?
Günde 33 adisyon kâğıt üzerinde küçük görünebilir. Ama 8 masalı bir kafede bu, masa başına günde ortalama 33 ÷ 8 ≈ 4,1 oturum demek; üstelik müşterilerin büyük kısmı belli saatlerde gelir. Öğle ve akşamüstü yoğunluğunda masaların ne kadar hızlı boşalıp dolduğu belirleyicidir. Bunu ölçmek için masa devir hızı hesaplayıcı ile yoğun saatlerdeki devir sayınızı hesaplayıp başabaş hedefiyle karşılaştırın. Hedef, mevcut devir hızıyla fiziksel olarak ulaşılamıyorsa sorun satışta değil, iş modelindedir.
İki senaryo: ortalama adisyonu %10 artırmak mı, kirayı düşürmek mi?
Başabaş noktasını aşağı çekmenin iki yolu var: katkı payını büyütmek ya da sabit gideri küçültmek. İkisini aynı örnek üzerinde karşılaştıralım.
Senaryo A: Ortalama adisyon %10 artıyor
Ortalama adisyon 250,00 TL'den 275,00 TL'ye çıksın. Bu artışın ekstra ürün satışından geldiğini (kahvenin yanına tatlı önermek, büyük boy seçeneği gibi) ve malzeme oranının %32'de kaldığını varsayalım.
- Malzeme: 275,00 × %32 = 88,00 TL
- Kart komisyonu: 275,00 × %2 = 5,50 TL
- Ambalaj/sarf: 5,00 TL; enerji değişken kısmı: 5,00 TL
- Toplam değişken: 88,00 + 5,50 + 5,00 + 5,00 = 103,50 TL
- Katkı payı: 275,00 − 103,50 = 171,50 TL
- Başabaş: 150.000,00 ÷ 171,50 = 874,64 → 875 adisyon/ay
- Günlük: 874,64 ÷ 30 = 29,15 → günde 30 adisyon
Aylık başabaş 968'den 875'e, yani 93 adisyon aşağı iniyor.
Artış ürün maliyeti değişmeden yapılan bir fiyat güncellemesinden gelirse etki daha da büyür: Malzeme 80,00 TL'de kalır, değişken gider 80,00 + 5,50 + 5,00 + 5,00 = 95,50 TL olur, katkı payı 275,00 − 95,50 = 179,50 TL'ye çıkar ve başabaş 150.000,00 ÷ 179,50 = 835,65 → 836 adisyona düşer. Ancak fiyat artışının müşteri sayısını düşürme riski vardır; bu yüzden ekstra ürün önerisi genellikle daha güvenli yoldur.
Senaryo B: Kira 7.000,00 TL düşüyor
Aynı kafe, bir sokak arkada 28.000,00 TL kiralı bir dükkân buluyor.
- Yeni sabit gider: 150.000,00 − 7.000,00 = 143.000,00 TL
- Başabaş: 143.000,00 ÷ 155,00 = 922,58 → 923 adisyon/ay
- Günlük: 922,58 ÷ 30 = 30,75 → günde 31 adisyon
Başabaş 968'den 923'e, yani 45 adisyon aşağı iniyor.
Karşılaştırma
| Mevcut | Senaryo A (adisyon +%10) | Senaryo B (kira −7.000,00 TL) | |
|---|---|---|---|
| Sabit gider | 150.000,00 TL | 150.000,00 TL | 143.000,00 TL |
| Katkı payı/adisyon | 155,00 TL | 171,50 TL | 155,00 TL |
| Aylık başabaş | 968 | 875 | 923 |
| Günlük başabaş | 33 | 30 | 31 |
Senaryo A'nın etkisine kira indirimiyle ulaşmak için sabit giderin 874,64 × 155,00 ≈ 135.569,00 TL'ye inmesi, yani kiranın yaklaşık 14.400,00 TL düşmesi gerekirdi. Bu, mevcut 35.000,00 TL kiranın yaklaşık %41'i (14.400,00 ÷ 35.000,00 ≈ 0,41) kadar bir indirim demek.
Bu, kiranın önemsiz olduğu anlamına gelmez. Kira, pazarlığın ancak sözleşme imzalanmadan önce yapılabildiği kalemdir; imzadan sonra genellikle yıllarca sabit kalır. Kafe açıldıktan sonra ise elinizdeki en hızlı kaldıraç çoğunlukla ortalama adisyondur. Bir de gözden kaçan bir nokta var: Daha ucuz bir konum çoğu zaman daha az yaya trafiği demektir. Kira 7.000,00 TL düşerken günlük adisyon sayısı da 33'ün altına inerse kazanç kâğıt üzerinde kalır.
Paket servis komisyonu katkı payını nasıl eritir?
Paket servis platformları ek satış getirir, ama her satış aynı katkıyı bırakmaz. Platform komisyonu doğrudan değişken gider olduğu için katkı payını küçültür.
Örnek varsayım: Paket siparişin net tutarı yine 250,00 TL, platform komisyonu %25, paket ambalajı (kutu, poşet, sızdırmaz kap) sipariş başına 15,00 TL. Ödemeyi platform tahsil ettiği için ayrıca kart komisyonu yok sayalım. Komisyon oranları platforma ve sözleşmeye göre değişir; kendi sözleşmenizdeki oranı kullanın.
| Kalem | Salon adisyonu | Paket sipariş |
|---|---|---|
| Malzeme | 80,00 TL | 80,00 TL |
| Kart komisyonu | 5,00 TL | 0,00 TL |
| Ambalaj/sarf | 5,00 TL | 15,00 TL |
| Platform komisyonu | 0,00 TL | 62,50 TL |
| Enerji değişken kısmı | 5,00 TL | 5,00 TL |
| Toplam değişken | 95,00 TL | 162,50 TL |
| Katkı payı | 155,00 TL | 87,50 TL |
| Katkı payı oranı | %62 | %35 |
Bir salon adisyonunun bıraktığı katkıyı paketle yakalamak için 155,00 ÷ 87,50 ≈ 1,77 paket sipariş gerekiyor.
Siparişlerin %30'u paketten gelirse ortalama katkı payı şöyle hesaplanır:
- Salon payı: 0,70 × 155,00 = 108,50 TL
- Paket payı: 0,30 × 87,50 = 26,25 TL
- Ağırlıklı katkı payı: 108,50 + 26,25 = 134,75 TL
- Başabaş: 150.000,00 ÷ 134,75 = 1.113,17 → 1.114 sipariş/ay
- Günlük: 1.113,17 ÷ 30 = 37,11 → günde 38 sipariş
Yani paket servis eklendiğinde başabaş için gereken toplam sipariş sayısı 968'den 1.114'e çıkıyor. Bu, paket servisin kötü olduğu anlamına gelmez: Paket sipariş masa işgal etmez, salonun boş olduğu saatlerde mutfağı çalıştırır. Sabit giderler zaten ödendiği için 87,50 TL'lik katkı, hiç satış olmamasından iyidir. Sorun, paket satışın salon satışının yerine geçmesidir. Salonda oturacak bir müşteri aynı ürünü platformdan sipariş ederse kafe 155,00 TL yerine 87,50 TL katkı alır.
Pratik çıkarımlar:
- Paket menüsünde fiyatları, komisyonu ve daha pahalı ambalajı hesaba katarak ayrı belirlemeyi değerlendirin.
- Paket siparişte malzeme oranı düşük ürünleri öne çıkarın.
- Paket ve salon satışlarını raporlarda ayrı izleyin; tek bir "ciro" rakamı bu farkı gizler.
Açtıktan sonra: hesabı canlı tutmak
Açılıştan önceki başabaş hesabı tahmindir. Açıldıktan sonra her ay gerçek rakamlarla güncellenmelidir. Üç değeri düzenli izlemek yeterli olur:
- Gerçek ortalama adisyon: Toplam net satış ÷ adisyon sayısı. Hafta içi ve hafta sonu ayrı bakın.
- Gerçek malzeme oranı: Ay başı stok + alımlar − ay sonu stok, bölü net satış. Fireyi ve ikramları da kapsar; reçete maliyetinden genellikle yüksek çıkar.
- Satış kanalı dağılımı: Salon, gel-al ve paket oranları.
Bu üç değeri adisyon sisteminizden düzenli alamıyorsanız hesap yine tahmine döner. Ortalama adisyonu ve kanal bazında satışı ayrı raporlayan bir adisyon/POS sistemi (örneğin Mercan Adisyon) kullanıyorsanız gün sonu raporlarından bu değerleri çekip hesabı her ay güncelleyebilirsiniz.
Açık gün sayısı da sonucu değiştirir. Örnekte ayda 30 gün açık olduğunuzu varsaydık. Haftada bir gün kapalıysanız ay yaklaşık 26 iş günüdür ve günlük hedef 967,74 ÷ 26 = 37,22 → günde 38 adisyona çıkar. Günlük hedefi her zaman gerçek açık gün sayısına göre bölün.
Kontrol listesi
- Her gider kalemini sabit, değişken veya yarı değişken olarak ayırdım.
- Kadrolu personeli sabit, yarı zamanlı ve prim kısmını değişken olarak yazdım.
- Elektrik/doğalgaz faturasını iki ayın karşılaştırmasıyla sabit ve değişken kısma böldüm.
- Adisyon başına katkı payını ve katkı payı oranını hesapladım.
- Aylık ve günlük başabaş adisyon sayısını yukarı yuvarlayarak buldum.
- Günlük hedefi gerçek açık gün sayısına böldüm.
- Hedefin masa sayısı ve devir hızıyla fiziksel olarak mümkün olduğunu kontrol ettim.
- Ortalama adisyon artışı ile kira/sabit gider indirimini aynı tabloda karşılaştırdım.
- Paket servis siparişlerinin katkı payını ayrı hesapladım.
- Her ay sonunda gerçek ortalama adisyon, malzeme oranı ve kanal dağılımıyla hesabı güncelliyorum.
